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POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES





COMERCIALIZADORA MERCALDAS S.A. (en adelante “MERCALDAS” Tienda virtual mercaldas.com) sociedad colombiana con domicilio en Manizales, cuyos datos de ubicación se mencionan más adelante, en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales No. 1581 de 2012 [LEPD] y su Decreto reglamentario No. 1377 de 2013, adopta las Políticas para el tratamiento de datos personales (en adelante “Política” o “Políticas”) contenidas en este documento.

PARTE I GENERALIDADES







PARTE II
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES PRINCIPIOS PARA

EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES




6. Principios para el tratamiento de las bases de datos: El tratamiento de datos personales en MERCALDAS estará sometido a las siguientes reglas, con base en las cuales se determinarán los procesos internos y se resolverán las situaciones que se presenten en esta materia.







POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES




7. Política general: Para la protección de datos personales y el tratamiento de éstos como objetivo general de MERCALDAS está el asegurar la confidencialidad, integridad, libertad, veracidad, transparencia y disponibilidad de la información y bases de datos de sus accionistas, miembros de junta directiva, proveedores, clientes actuales y potenciales(virtuales), postulantes, empleados y ex empleados, garantizando disponibilidad de la infraestructura tecnológica para el tratamiento de los datos personales recolectados para fines legales, contractuales, y comerciales.



8. Políticas específicas para el tratamiento de datos personales. Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de MERCALDAS, en calidad de responsable o encargado de los mismos, se regirán por los siguientes parámetros.


Cuando MERCALDAS contrate a terceros para que adelanten o apoyen los procesos de selección, el tratamiento de datos deberá ser realizado dando cumplimiento a la presente Política de Protección de Datos. Esta condición quedará estipulada en un acuerdo de protección de datos entre el tercero y MERCALDAS.
La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de MERCALDAS y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la información relacionada con su participación en el mismo, para verificar su idoneidad y competencia; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.
Terminado el proceso de selección de personal, la información de los aspirantes no seleccionados será conservada por un periodo de seis (6) meses; finalizado este plazo será destruida de manera segura.
La información del proceso de selección del personal llamado a contratación, será conservada en un archivo independiente.

8.1.2. Tratamiento de datos durante la relación contractual: MERCALDAS almacenará los datos personales obtenidos durante el proceso de contratación en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física o digital solo será accedida y tratada por el área de Gestión del Talento Humano con la finalidad de administrar la relación contractual entre MERCALDAS y el empleado y aquellos que estipule la normativa legal vigente.

Está prohibido el uso de la información de los empleados para fines diferentes a los autorizados por ellos o los estipulados en el contrato.
El uso diferente de los datos e información personal de los empleados sólo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá a MERCALDAS evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.
Para efectos del Tratamiento de datos personales sensibles que se recolectan durante la relación laboral se requerirá autorización expresa del Titular para lo cual se le deberá informar cuáles son los Datos Sensibles que serán objeto de tratamiento y la finalidad de los mismos.
Por servicios externos que MERCALDAS pueda requerir, en el tratamiento de datos durante la relación contractual, podrá ser necesaria la cesión o transferencia de dichos datos a un tercero, con el fin de que éste sea el encargado de la administración del tratamiento. Para este caso, en la autorización expresa del empleado autorizando el tratamiento, se incluirá la autorización para transferencia de datos.

8.1.3. Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual: Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, MERCALDAS procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo distinto al de los trabajadores activos, sometiendo tal información a las medidas de seguridad de acuerdo al nivel de riesgo asignado según los lineamientos del Sistema de Seguridad para la Protección de datos Personales, considerando que estos podrían llegar a contener datos sensibles.

Los datos personales de los ex empleados se conservan exclusivamente para el cumplimiento de las siguientes finalidades:

8.2. Tratamiento de datos personales de accionistas y/o miembros de Junta Directiva: Los datos e información personal de las personas naturales que llegaren a tener la condición de accionistas de MERCALDAS, se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. No obstante, la información será revelada en los casos establecidos por las normas que regulan la materia.
En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia.
Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los accionistas y/o miembros de Junta Directiva son las siguientes:

8.3. Tratamiento de datos personales de Proveedores y/o Contratistas: MERCALDAS sólo recabará de sus proveedores y/o contratistas los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.
Cuando se le exija a MERCALDAS por naturaleza jurídica la divulgación de datos del proveedor y/o contratista persona natural consecuencia de un proceso de contratación, ésta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta norma y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga.
Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de proveedores y/o contratista serán:

MERCALDAS podrá recolectar datos personales de los empleados de sus proveedores y/o contratistas en los siguientes casos:

8.4. Tratamiento de datos personales de Clientes: MERCALDAS podrá obtener del propio titular, directamente o través quienes contrate para ello, información personal de clientes potenciales o actuales (en adelante “Clientes”) a través de los siguientes canales:

La información que tratará MERCALDAS sobre sus Clientes, cuando ellos así lo autoricen, variará dependiendo de la relación del Cliente con MERCALDAS y los productos, servicios o beneficios ofrecidos o solicitados, pudiendo ser esta de identificación o de contenido socio- económico. En ningún caso, MERCALDAS solicitará a sus Clientes información sensible.
Si una persona solicita información, hace uso de un beneficio o compra un bien o servicio a MERCALDAS, otorga su consentimiento y concede a MERCALDAS la facultad para efectuar el tratamiento de datos personales en todo lo relacionado con esta operación.
La información personal de los Clientes, cuando estos otorgan autorización, podrá ser utilizada con los siguientes propósitos:

8.5. Tratamiento de datos personales de Clientes virtuales de la tienda virtual mercaldas.com Es necesario anotar que este escenario para compras virtuales puede contener publicidad de terceros, marcos de otros sitios y enlaces a otros sitios con los cuales la empresa tiene convenio o plataformas de pago. El cliente o usuario deberá tener en cuenta que no somos responsables de las prácticas de privacidad o contenido de dichos terceros y de sus sitios.

Teniendo en cuenta lo anterior, los datos personales recolectados a través de la tienda virtual mercaldas.com serán utilizados por COMERCIALIZADORA MERCALDAS S.A. para las finalidades previstas en el numeral 8.4 y además para las siguientes:

8.6. Sistemas de video vigilancia: MERCALDAS cuenta con sistemas de video vigilancia para garantizar la seguridad de sus instalaciones y la de las personas que las utilizan y sus bienes.
Con la finalidad de obtener la autorización de los titulares para el tratamiento de la información, en las zonas de video vigilancia serán establecidos señales o avisos distintivos, principalmente en las zonas de ingreso a los lugares que están siendo vigilados y monitoreados y al interior de los mismos. Estos avisos podrán hacerse a través de audios, en los casos en que ello sea posible.
Las señales o avisos implementados deberán ser visibles y legibles; de igual forma, como lo establecen las normas de protección de datos, deberán cumplir, como mínimo, con el contenido de un aviso de privacidad, esto es:

El sistema de grabación se ubicará en un lugar vigilado o de acceso restringido y a las imágenes grabadas solo accederán las personas autorizadas.
Las imágenes captadas serán conservadas por un periodo máximo de ocho (8) días. No obstante, podrán conservarse las imágenes que se utilicen para denunciar delitos o infracciones para ser entregarlas a los organismos de seguridad del estado, entidades de investigación criminal o a los Juzgados y Tribunales que lo requieran. No podrán utilizarse para otro fin.
Las peticiones de imágenes por los organismos de seguridad o cuerpos de investigación del Estado, se realizará en el marco de actuaciones judiciales o policiales. El requerimiento a MERCALDAS para entregar la información será ´ el documento que ampare dicha cesión a las autoridades que las requieran.

8.7. Grabaciones, filmaciones y comunicaciones: La entidad como parte de su estrategia comercial y de comunicación tiene a disposición de sus accionistas, clientes y usuarios la página web de la entidad y diversas formas de realizar el contacto, como lo son comunicaciones escritas, contacto telefónico, presentación de boletines y comunicados.
En unas y otras podrán ser publicadas imágenes, referencias, artículos o comunicaciones de los empleados de la entidad, sus clientes o los asistentes a los eventos organizados o patrocinados por MERCALDAS.
Tal información y datos de ninguna manera serán utilizados o compartidos con terceros para fines comerciales o actividades diferentes a la de dar a conocer las actividades y servicios de MERCALDAS, sus aliados o sus vinculadas. La entidad se compromete a revisar cuidadosamente la información que será publicada de cualquier forma, de tal manera que de ninguna forma se atente contra la dignidad, intimidad o buen nombre de alguna de las personas que podrán aparecer en sus comunicaciones.
La entrega de información por parte de los titulares en cualquier forma, no transmite a la entidad la propiedad intelectual o los derechos morales sobre la misma. Los derechos de propiedad intelectual seguirán siendo del titular.
Igualmente, la cesión de derechos de imágenes, fotografías o videos captadas y/o filmadas en el ámbito de la relación laboral, comercial y/o profesional con MERCALDAS, y en general los demás datos personales compartidos, a través de cualquier medio de difusión y comunicación no trae consigo derechos de recibir compensación ni reconocimiento alguno de cualquier tipo, puesto que la autorización y cesión de derechos se efectúan de forma gratuita.

8.8. Datos de menores: La entidad no realiza en ninguna de sus actividades el tratamiento de datos personales de menores de edad, no obstante, en caso de que por cualquier circunstancia se llegue a requerir realizar el tratamiento de la información se tendrá en cuenta su interés prevalente y de ninguna manera se efectuará sin contar previamente con la autorización por parte de sus representantes legales.

9. Autorizaciones: MERCALDAS solicitará, a más tardar en el momento de la recolección de datos personales, la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos e informará como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.

9.1. Modos de obtener las autorizaciones: Las autorizaciones para el tratamiento de datos personales, podrán ser obtenidas por MERCALDAS de las siguientes formas:

9.2. Prueba de la autorización: Cuando se trate de autorizaciones verbales o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que el titular otorga su consentimiento para el tratamiento de la información, la persona que obtenga los datos deberá dejar constancia de ello al momento de hacer el registro, siempre que no exista un mejor medio de prueba.
Las autorizaciones deberán conservarse por un tiempo igual al del dato.

PARTE III
DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS
PERSONALES Y PROCEDIMIENTO PARA SU EJERCICIO




10. Derechos de los titulares de los datos: Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en Bases de Datos que reposen en los sistemas de información de MERCALDAS, tienen los derechos descritos en este numeral, en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en el Constitución Política y la Ley.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO




11. Responsable de atención de consultas, peticiones, quejas y reclamos: El ejercicio de cualquiera de los derechos indicados en el numeral 10 podrá ser realizado por parte del Titular del Dato Personal, de acuerdo con las disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos.
Para el ejercicio de estos derechos el Titular de la Información podrá contactarse con la entidad a través de comunicación escrita a través de cualquiera de los siguientes canales:

Responsable: Comercializadora Mercaldas S.A.
Dirección: Carrera 22 No. 17 – 11 Piso 2 Manizales(Caldas)
Teléfono: ( 6) 887 90 20 Ext. 1139 -1146
Correo electrónico: protecciondedatos@mercaldas.com.co

PROCEDIMIENTO




12. Para el ejercicio de sus derechos los titulares de la información deberán cumplir el siguiente procedimiento:

Modificaciones a las Políticas: MERCALDAS se reserva el derecho de modificar la política de Protección de Datos Personales en cualquier momento. Toda modificación se comunicará de forma oportuna a los Titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de su página web con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia. En caso de no estar de acuerdo por razones válidas y que se constituyan en una justa causa con las nuevas políticas de manejo de la información personal, los titulares de la información o sus representantes podrán solicitar a la entidad el retiro de su información a través de los canales indicados anteriormente, sin embargo, no se podrá solicitar el retiro de los datos mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con la entidad.

14. Ley, Jurisdicción y Vigencia: Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del Tratamiento de los datos personales que conforman las bases de datos de MERCALDAS y la presente política estará sujeta a las normas de protección personal establecidas en la República de Colombia y las autoridades administrativas o jurisdiccionales competentes para la resolución de cualquier inquietud, queja o demanda sobre las mismas serán las de la República de Colombia.

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